Das Jugendportal

Ein Event erstellen

Um ein Event zu erstellen, gehe wie folgt vor:

Öffne den Menüpunkt Veranstaltungen
Betätige nun das Plus-Zeichen in der unteren rechten Ecke
Fülle das Formular für das Event komplett aus. Zu jedem Feld findest du eine Erklärung in der untenstehenden Tabelle.
Speichere das Event ab.

Hier eine Übersicht über die Felder, die du im Formular ausfüllen kannst:

Label/Bezeichnung	Beschreibung/Zweck
Basisinformationen
Name	Öffentlicher Titel der Veranstaltung.
Ort	Veranstaltungsort (Stadt/Region/Adresse).
Preis	Teilnahmebeitrag pro Person.
Beschreibung	Allgemeine Beschreibung/Infos zur Veranstaltung.
E-Mail-Adresse an die Teilnehmende schreiben können	Kontaktadresse für Rückfragen/Antworten der Teilnehmenden. Auf allen E-Mails die an die Teilnehmenden geschickt werden, können diese Antworten. Die Antwort geht dann an diese E-Mailadresse.
Sofortige Bestätigung	Bei Aktivierung werden Anmeldungen automatisch bestätigt (ohne manuelle Freigabe). Dann findet eine sofortige Buchung statt. Sonst ist es erstmal eine Anfrage, die noch bestätigt werden muss.
Warteliste	Erlaubt Anmeldungen auf Warteliste bei ausgebuchter Veranstaltung.

Details
Startdatum	Kalenderdatum des Beginns (UI-Datepicker).
Startzeit	Uhrzeit des Beginns (UI-Timepicker).
Enddatum	Kalenderdatum des Endes (muss nach Startdatum liegen).
Endzeit	Uhrzeit des Endes.
Anmeldung bis	Letztes Datum, an dem Anmeldungen möglich sind.
Maximale Teilnehmerzahl	Obergrenze für Anmeldungen (0 = unbegrenzt; System verhindert weitere Buchungen).

Rechtliches
Wie möchten Sie das Impressum bereitstellen?	Auswahl, ob Impressum als Text oder via URL hinterlegt wird.
Impressum-URL	Link zum Impressum auf der Website.
Impressum	Freitext-Impressum (wenn „Text“ gewählt).
Wie möchten Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bereitstellen?	AGB als Text, Datei oder URL bereitstellen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen	AGB-Text, falls „Text“ gewählt.
(Datei-Upload AGB)	AGB als Datei hochladen (falls „Datei“ gewählt).
AGB-URL	Link zu AGB (falls „URL“ gewählt).
Wie möchten Sie die vorvertraglichen Informationen bereitstellen?	Pflichtangaben zu Pauschalreisen: jetzt im Formular, als Datei/URL oder Bestätigung „keine Pauschalreise“.
(Datei-Upload Vorvertragliche Infos)	Vorvertragliche Infos als Datei (falls „file“ gewählt).
Vorvertragliche Informationslink	Link zu den vorvertraglichen Informationen (falls „url“ gewählt).

Vorvertragliche Informationen
Veranstalter - Name	Name des verantwortlichen Veranstalters/der Organisation.
Veranstalter - Adresse	Postanschrift des Veranstalters (für Impressum/Pflichtangaben).
Veranstalter - E-Mail	Kontakt-E-Mail des Veranstalters.
Veranstalter - Telefon	Telefonnummer für Rückfragen.
Inklusive Leistungen	Alle im Preis enthaltenen Leistungen (Unterkunft, Verpflegung, Transport, Programm etc.).
Art der Beförderung	Transportmittel (z. B. Bus, Bahn, Flug).
Art der Unterkunft	Unterkunftsart (z. B. Bungalow, DZ, 4-Bett-Zimmer).
Verpflegung	Verpflegungsart (Frühstück, HP, VP etc.).
Höhe der zusätzlichen Kosten	Zusätzliche, ggf. obligatorische Kosten (z. B. Kurtaxe).
Stornierungsbedingungen	Abweichende/ergänzende Stornoregeln (leer lassen, wenn in AGB geregelt).
Mindestteilnehmendenzahl	Schwellenwert, ab dem die Veranstaltung stattfindet.
URL zum EU-Standardinformationsblatt	Link zum EU-Standardinformationsblatt für Pauschalreisen.
Zusätzliche Bestimmungen	Zusatzklauseln/Hinweise, die über die AGB hinausgehen.

Die Veranstaltung ist nun in seinen Grundzügen erstellt. Zusätzlich wurden der Veranstaltung automatisch ein Anmeldeformular und E-Mail-Vorlagen zugewiesen, die du noch anpassen kannst.

Veranstaltungsdetails anpassen

Du hast jetzt die Möglichkeit noch folgende Dinge für die Veranstaltung zu konfigurieren:

Veranstaltungsbilder: Hier kannst du Bilder für die Veranstaltung hochladen. Diese werden auf der Anmeldeseite angezeigt.
Anmeldeformular: Hier kannst du das Anmeldeformular für die Veranstaltung anpassen. Du kannst Felder hinzufügen, entfernen oder bearbeiten. Standardmäßig sind bereits einige Felder vorhanden, die du aber auch anpassen kannst.
E-Mail-Vorlagen: Hier kannst du die E-Mail-Vorlagen für die Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails anpassen.

Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du die Veranstaltung veröffentlichen.

Anmeldeformular anpassen

Das Anmeldeformular kannst du individuell an deine Bedürfnisse anpassen. Du kannst Felder hinzufügen, entfernen und deren Eigenschaften bearbeiten.

Felder hinzufügen und sortieren

Um neue Felder hinzuzufügen, klicke auf die Elemente im linken Panel.
Nach dem Hinzufügen eines Feldes kannst du dessen Eigenschaften anpassen, indem du auf das Feld im Formularbereich klickst.
Nachdem du die neuen Felder gespeichert hast, kannst du Felder durch Ziehen an die gewünschte Position im Formularbereich neu anordnen.

Feld-Optionen

Beim Anpassen eines Feldes kannst du verschiedene Optionen einstellen. Die folgende Tabelle zeigt die Optionen und deren Verwendung.

Option	Beschreibung
Label	Der Text, der als Feldbezeichnung im Formular angezeigt wird.
Erforderlich	Wenn aktiviert, muss der Teilnehmende dieses Feld ausfüllen, bevor das Formular abgesendet werden kann.
Funktionalität	Wähle aus, ob dieses Feld bestimmte Teilnehmerinformationen enthält (z. B. Name, E-Mail). Diese Informationen sind in E-Mails verfügbar und können zur Personalisierung der Kommunikation verwendet werden.
Hilfe-Popup	Füge zusätzliche Informationen oder Anweisungen für den Teilnehmenden hinzu. Dies wird als Hilfe-Symbol neben dem Feld angezeigt.
Teilnehmendenpass	Wenn aktiviert, werden die Informationen aus diesem Feld in den Teilnehmendenpass aufgenommen. Alle Teammitglieder können den Teilnehmendenpass einsehen.

Teilnehmende für ein Event anmelden

Teilnehmende können sich direkt über eine Anmeldeseite für dein Event registrieren. Den Link zu dieser Anmeldeseite findest du auf der Veranstaltungsdetailseite im Jugendportal.

Du kannst diesen Link überall teilen, zum Beispiel auf eurer Website, per E-Mail oder in sozialen Medien, damit sich Interessierte einfach anmelden können.

Hinweis: In Zukunft wird es auch die Möglichkeit geben, das Anmeldeformular direkt auf einer eigenen Seite einzubinden sowie einen QR-Code zu exportieren, der zur Anmeldeseite führt.

Teilnehmende verwalten

Auf der Detailseite einer Veranstaltung kannst du alle angemeldeten Teilnehmenden einsehen. Dort hast du folgende Möglichkeiten:

Bestätigen: Du kannst einzelne oder mehrere Teilnehmende bestätigen, sodass sie eine Teilnahmebestätigung erhalten.
Stornieren: Du kannst Anmeldungen stornieren, falls jemand doch nicht teilnehmen kann.
Daten exportieren: Die Teilnehmendendaten kannst du jederzeit als Datei exportieren, um sie weiterzuverarbeiten oder auszuwerten.

Grundkonfiguration

Um die Events im Jugendportal zu verwalten, kannst du zwei Konfigurationen vornehmen:
Logo hochladen: Du kannst das Logo eurer Jugend hochladen, damit es auf der Anmeldeseite für eure Veranstaltungen angezeigt wird.

Öffne den Menüpunkt Einstellungen -> Basis-Einstellungen
Wähle dort die Kachel Einstellungen
Auf der sich öffnenden Seite kannst du das Logo eurer Jugend hinzufügen.

E-Mail-Vorlagen anpassen: Du kannst die E-Mail-Vorlagen für die Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails anpassen.

Öffne den Menüpunkt Einstellungen -> Basis-Einstellungen
Wähle dort die Kachel E-Mail-Vorlagen
Auf der sich öffnenden Seite kannst du die Vorlagen für die Bestätigungs- und Stornierungs-E-Mails anpassen.
Diese werden ab dann in allen Veranstaltungen voreingestellt. Du kannst diese aber dennoch für jede Veranstaltung individuell anpassen.

Zusatzformulare

Mit Zusatzformularen kannst du nach der Anmeldung weitere Informationen von bestätigten Teilnehmenden einsammeln – zum Beispiel Gesundheitsdaten, Essenseinschränkungen oder Einverständniserklärungen. Die Formulare werden den Teilnehmenden per E-Mail zugesendet und können über einen persönlichen Link ausgefüllt werden.

Zusatzformular anlegen

Zusatzformulare werden auf der Detailseite einer Veranstaltung im Bereich Zusatzformulare erstellt. Klicke auf Zusatzformular hinzufügen, um den Assistenten zu starten. Er führt dich in drei Schritten durch die Einrichtung:

Schritt 1 – Basisinformationen

Name: Bezeichnung des Formulars (z. B. „Gesundheitsbogen").
Beschreibung: Optionale interne Notiz zum Zweck des Formulars.
Pflichtformular: Wenn aktiviert, wird das Formular als verpflichtend markiert. Die Pflichtangabe ist in der Teilnehmendenübersicht und in der Teilnehmendendetailansicht als roter Badge sichtbar.

Schritt 2 – Zeitplanung

Versanddatum: Ab diesem Datum erhalten alle bereits bestätigten Teilnehmenden automatisch die Erst-E-Mail mit dem Link zum Formular.
Erinnerung nach X Tagen: Wenn ausgefüllt, wird nach dieser Anzahl von Tagen eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmenden verschickt, die das Formular noch nicht abgesendet haben. Die Erinnerung wiederholt sich im gleichen Abstand, bis das Formular eingereicht wurde.

Schritt 3 – E-Mail-Vorlagen

Du kannst für jedes Formular individuelle E-Mail-Texte festlegen:

Erst-E-Mail: Die E-Mail, die beim ersten Versand an die Teilnehmenden geschickt wird.
Erinnerungs-E-Mail: Die E-Mail, die als Erinnerung verschickt wird, wenn das Formular noch nicht ausgefüllt wurde.

Die Vorlagen werden beim Anlegen mit den organisationsweiten Standardtexten vorausgefüllt, die du unter Einstellungen → Basis-Einstellungen hinterlegen kannst.

In den Texten stehen dir folgende Platzhaltervariablen zur Verfügung:

Variable	Bedeutung
`{{additionalForm.name}}`	Name des Zusatzformulars
`{{additionalForm.public_link}}`	Persönlicher Link der Teilnehmenden zum Ausfüllen des Formulars
`{{participant.*}}`	Teilnehmendendaten (z. B. Name, E-Mail)
`{{event.*}}`	Veranstaltungsdaten (z. B. Name, Datum)

Formularfelder gestalten

Nachdem das Zusatzformular gespeichert wurde, kannst du mit Formular bearbeiten die Felder des Formulars über einen visuellen Formular-Builder zusammenstellen. Klicke auf Elemente im linken Panel, um sie hinzuzufügen. Gespeicherte Felder lassen sich anschließend per Drag-and-Drop neu sortieren.

Folgende Feldoptionen stehen zur Verfügung:

Option	Beschreibung
Erforderlich	Teilnehmende müssen dieses Feld ausfüllen, bevor das Formular abgesendet werden kann.
Funktionalität	Gibt an, ob das Feld eine bestimmte Information enthält (z. B. Name oder E-Mail der Ansprechperson). Diese Informationen können in E-Mail-Vorlagen als Platzhalter verwendet werden.
Hilfe-Popup	Ergänzende Hinweise für die Teilnehmenden, die als Hilfe-Symbol neben dem Feld angezeigt werden.
Teilnehmendenpass	Wenn aktiviert, erscheint die Antwort auf diesem Feld im Teilnehmendenpass, der für alle Teammitglieder einsehbar ist.

Versandverhalten

Das System steuert den E-Mail-Versand vollautomatisch:

Am konfigurierten Versanddatum erhalten alle zu diesem Zeitpunkt bestätigten Teilnehmenden die Erst-E-Mail.
Teilnehmende, die sich nach dem Versanddatum anmelden und bestätigt werden, erhalten die Erst-E-Mail automatisch 2 Tage nach ihrer Anmeldung.
Ist eine Erinnerung konfiguriert, wird diese nach der eingestellten Anzahl von Tagen verschickt, sofern das Formular noch nicht abgegeben wurde. Die Erinnerung wiederholt sich im gleichen Rhythmus.
Sobald ein Teilnehmender das Formular absendet, werden keine weiteren Erinnerungen mehr verschickt.

Einsicht in der Teilnehmendenübersicht

Die eingereichten Antworten sind in der Detailansicht eines Teilnehmenden direkt sichtbar. Jedes Zusatzformular wird dort als eigener Abschnitt angezeigt und enthält:

Einen Badge Additional Form, der den Abschnitt als Zusatzformular kennzeichnet.
Einen Status-Badge: Submitted wenn das Formular bereits ausgefüllt wurde, oder Not submitted wenn es noch aussteht.
Einen Mandatory-Badge, wenn das Formular als Pflichtformular markiert ist.
Die einzelnen Feldantworten des Teilnehmenden.

So behältst du jederzeit den Überblick, wer welches Formular bereits ausgefüllt hat und wer noch aussteht.