Benutzerverwaltung
Um deine Teamer*in zu deinem Team hinzuzufügen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Du lädst deine Teamer*in über einen Einladungslink ein.
- Du legst Teamer*in einzeln im Jugendportal an.
- Du lädst eine Liste mit deinen Teamer*innen hoch.
Teamer*in einladen
In der Benutzerverwaltung kannst du einen Einladungslink generieren, über den sich deine Teamer selbstständig registrieren können. Sobald sich ein neues Teammitglied registriert hat, wirst du automatisch darüber informiert.
So erstellst du einen Einladungslink:
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Wähle dort den Menüpunkt Benutzer.
- Klicke auf den Button „Per Link einladen“.
- Im sich öffnenden Fenster wird dir entweder ein aktiver Link samt verbleibender Gültigkeitsdauer angezeigt – oder du kannst einen neuen Link generieren, der 7 Tage lang gültig ist.
Info: Wenn du einen neuen Einladungslink erstellst, werden alle zuvor generierten Links automatisch ungültig – auch wenn deren ursprüngliche Gültigkeitsdauer noch nicht abgelaufen ist.
Teamer*in hinzufügen
In der Benutzerverwaltung kannst du neue Teamer*in direkt manuell anlegen. Dabei gibst du einfach den Namen, die E-Mailadresse sowie die gewünschte Rolle an.
So fügst du neue Teamer*in hinzu:
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Wähle dort den Menüpunkt Benutzer.
- Klicke auf den Button „Teamer*in hinzufügen“.
- Gib Name, E-Mailadresse und die passende Rolle an und speichere deine Eingaben.
- Der Teamer*in erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort festlegen kann.
Sobald das Passwort gesetzt ist, kann sich der neue Teamer*in mit seinen Zugangsdaten im Jugendportal anmelden.
Mehrere Teamer*in gleichzeitig hinzufügen
Du kannst mehrere Teamer*in gleichzeitig hinzufügen, indem du eine vorbereitete Excel-Datei mit den Namen und E-Mailadressen der Teamer*in hochlädst.
So gehst du vor:
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Wähle dort den Menüpunkt Benutzer.
- Klicke auf den Button „Mehrere Teamer*in hinzufügen“.
- Lade die Excel-Vorlage herunter und trage dort die E-Mailadressen und Namen deiner Teamer*in ein.
- Lade die ausgefüllte Datei anschließend wieder hoch.
- Die Teamer*in erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Passwort festlegen können.
Info: Achte darauf, die bereitgestellte Excel-Vorlage zu verwenden und diese möglichst in Microsoft Excel zu bearbeiten. Wird die Datei in einem anderen Programm geöffnet und verändert, kann es sein, dass das Format nicht mehr stimmt und der Upload fehlschlägt.
Rollenverwaltung
Damit jeder Benutzer nur die Funktionen sieht, die für ihn relevant sind, gibt es im Jugendportal ein Rollensystem. Jede Rolle besitzt bestimmte Berechtigungen, die den Zugriff auf Funktionen steuern.
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Administrator | Hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen des Jugendportals. |
| Leiter | Kann Termine und Spiele erstellen, aber keine administrativen Einstellungen verändern. |
| Konfirmandenverwaltung | Kann Konfidaten einsehen, Punkte verwalten, Termine mit Punkten anlegen und manuell Punkte vergeben. |
| Konfipunkte | Kann lediglich die vergebenen Konfipunkte einsehen, aber keine Änderungen vornehmen. |
So vergibst du Rollen:
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Wähle den Menüpunkt Benutzer.
- Klicke beim gewünschten Benutzer auf das Stift-Symbol bei den Rollen.
- Wähle eine oder mehrere Rollen aus und speichere deine Auswahl.
Die Änderungen sind sofort aktiv. Der Benutzer sieht ab dem nächsten Login alle zugewiesenen Funktionen entsprechend seiner Rollen.
Benutzergruppen
Im Jugendportal kannst du Benutzergruppen anlegen, um bestimmte Personenkreise zusammenzufassen. Diese Gruppen lassen sich vielseitig einsetzen – zum Beispiel für die Mitglieder eines Ausschusses oder ein Freizeiten-Team.
Benutzergruppen können in verschiedenen Bereichen verwendet werden, etwa bei der Terminverwaltung oder für Freigaben in der Cloud.
So erstellst du eine Benutzergruppe:
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Wähle den Menüpunkt Benutzergruppen.
- Klicke auf den Plus-Button unten rechts, um eine neue Gruppe anzulegen.
- Vergib einen Namen für die Gruppe und wähle die gewünschten Benutzer aus.