Umfragen im Jugendportal

Mit den Umfragen findest du gemeinsam einen Termin, holst ein Meinungsbild ein, verteilst Dienste oder klärst, wer was mitbringt – ohne lange Nachrichtenverläufe. Alle Antworten laufen an einer Stelle zusammen und das Ergebnis landet auf Wunsch direkt im Kalender.

Tipp: In der Umfragen-Übersicht und beim Erstellen einer Umfrage startest du über das Hilfe-Symbol oben in der Kopfzeile eine geführte Tour, die dich Schritt für Schritt durch das Anlegen führt.

Eine Umfrage erstellen

Eine neue Umfrage legst du in einem Assistenten mit vier Schritten an:

Öffne im Menü den Punkt Umfragen und klicke auf „Neue Umfrage“.
Typ: Wähle, welche Art von Umfrage du erstellen möchtest (siehe Umfragetypen).
Was? Gib einen Titel ein (Pflichtfeld). Beschreibung und Ort sind optional.
Welche Optionen? Lege je nach Typ Zeitfenster, Antworten, Schichten oder Dinge an.
Wer und bis wann? Wähle die eingeladenen Personen, optional Mitorganisator*innen, die Frist und weitere Einstellungen.

Zum Abschluss hast du zwei Möglichkeiten:

„Entwurf speichern“ – die Umfrage wird gespeichert, aber noch niemand eingeladen. Du kannst sie später weiter bearbeiten.
„Öffnen und einladen“ – die Umfrage startet und alle eingeladenen Personen werden benachrichtigt.

Wer ist eingeladen?

Benutzer*innen und Gruppen aus deinem Portal wählst du über eine Auswahlliste aus.
Teilnehmende eines Termins kannst du einladen, wenn die Umfrage an einem Termin hängt (siehe Umfragen an Terminen).
Externe Personen lädst du per E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten einen persönlichen Link, brauchen kein Konto und sehen nur diese Umfrage.

Einstellungen

Einstellung	Bedeutung
Antworten möglich bis	Frist der Umfrage. Danach sind keine Antworten mehr möglich. Ohne Frist bleibt die Umfrage offen, bis du sie schließt.
Erinnerung vor Ablauf der Frist (Stunden)	So viele Stunden vor der Frist werden alle, die noch nicht geantwortet haben, automatisch erinnert.
Antworten der anderen	Legt fest, wer die Antworten der anderen sieht: für alle eingeladenen Personen, erst nach der eigenen Antwort, erst nach Abschluss der Umfrage oder nur für Organisator*innen.
Antwortmodus	Nur bei Meinungsumfragen: Einfachauswahl, Mehrfachauswahl (optional mit Höchstzahl) oder Rangfolge.
Maximale Anzahl an Schichten bzw. Einträgen pro Person	Bei Dienstplan und Mitbringliste: wie viele Schichten bzw. Dinge eine Person höchstens übernehmen kann.

Umfragetypen

Typ	Wofür?	Besonderheiten
Termin finden	Du schlägst Zeitfenster vor, alle geben an, wann es ihnen passt.	Über „Zeitfenster nach einem Muster hinzufügen“ legst du z. B. „jeden Dienstag 18–20 Uhr, 4 Wochen“ auf einmal an. Optional ist die Antwort „Wenn nötig“ erlaubt. Das gewählte Zeitfenster wird zum Termin im Kalender.
Meinungsumfrage	Du sammelst Meinungen zu einer Frage.	Einfachauswahl, Mehrfachauswahl oder Rangfolge.
Dienstplan	Schichten mit begrenzten Plätzen, z. B. für Kuchenverkauf oder Thekendienst.	Mit „Schichten erstellen“ erzeugst du Schichten aus Zeitraum, Schichtlänge und Plätzen – optional mit Aufbau und Abbau. Jede*r trägt sich selbst ein, es gilt: wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Auf Wunsch wird für jede belegte Schicht ein Termin im Kalender angelegt.
Wer bringt was mit?	Eine Mitbringliste, z. B. fürs Gemeindefest oder die Freizeit.	Für jedes Ding kannst du die benötigte Menge angeben, alle sagen, was und wie viel sie mitbringen. Wenn du es erlaubst, können Teilnehmende auch eigene Einträge ergänzen.

Info: Der Typ einer Umfrage kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. Bei Dienstplan und Mitbringliste gibt es keine Entscheidung – das Ergebnis ist die Liste der Einträge selbst.

An einer Umfrage teilnehmen

Sobald du eingeladen wirst, erhältst du eine Benachrichtigung (Push oder E-Mail).
Offene Umfragen findest du im Menü unter Umfragen und auf der Startseite in der Kachel „Warten auf deine Antwort“.
Öffne die Umfrage und gib deine Antwort ab bzw. trage dich in eine Schicht oder für ein Ding ein.
Bis zur Frist kannst du deine Antwort jederzeit ändern.

Hast du noch nicht geantwortet, wirst du vor Ablauf der Frist automatisch erinnert. Externe Personen nehmen über ihren persönlichen Link teil – dieser sollte nicht weitergegeben werden.

Ergebnisse und Entscheidung

Als Organisator*in siehst du unter Ergebnisse alle Antworten auf einen Blick. Bei der Terminfindung wird das Zeitfenster mit den meisten Zusagen als „Empfohlen“ markiert. Beim Dienstplan siehst du unterbesetzte Schichten, bei der Mitbringliste die noch benötigten Dinge.

Weitere Aktionen

Erinnern: Personen ohne Antwort kannst du zusätzlich manuell erinnern.
Weitere Personen einladen: Auch bei einer laufenden Umfrage kannst du Personen nachträglich einladen.
Antworten bearbeiten: Organisator*innen können Antworten für andere eintragen oder korrigieren, z. B. wenn jemand mündlich zugesagt hat.
Umfrage kopieren: Erstellt eine neue Umfrage mit denselben Einstellungen, z. B. für das nächste Jahr.

So legst du das Ergebnis fest (Termin finden und Meinungsumfrage):

Öffne die Ergebnisse der Umfrage und klicke auf „Entscheiden“.
Wähle das Ergebnis aus.
Lege fest, was passieren soll: bei der Terminfindung „Einen Termin im Kalender erstellen“ (bzw. den Termin der Umfrage aktualisieren) oder „Nur das Ergebnis veröffentlichen“.
Klicke auf „Entscheiden und informieren“. Alle eingeladenen Personen werden über die Entscheidung benachrichtigt.

Wird ein Termin erstellt, werden alle eingeladenen Personen mit Konto Teilnehmende des Termins. Wer für das gewählte Zeitfenster „Passt“ geantwortet hat, ist automatisch bestätigt. Eine Entscheidung kannst du später noch ändern oder die Umfrage wieder öffnen.

Rechte und Mitorganisation

Umfragen sind ein Zusatzpaket. Ist es für euer Portal aktiviert, können alle Benutzer*innen an Umfragen teilnehmen, zu denen sie eingeladen sind.

Rolle	Was ist möglich?
Alle Benutzer*innen	An Umfragen teilnehmen, zu denen sie eingeladen sind.
Umfragen erstellen	Eigene Umfragen erstellen und verwalten.
Umfrageverwaltung und Administrator*innen	Alle Umfragen des Portals verwalten.
Mitorganisator*in einer Umfrage	Die Umfrage bearbeiten, Personen einladen und erinnern, alle Antworten sehen und entscheiden.

Die Rollen vergibst du in der Benutzerverwaltung. Mitorganisator*innen wählst du beim Erstellen der Umfrage im Schritt „Wer und bis wann?“ oder später in der Teilnehmendenliste über „Zum Mitorganisator machen“. Löschen, kopieren und Mitorganisator*innen ernennen kann nur, wer die Umfrage erstellt hat, sowie die Umfrageverwaltung und Administrator*innen.

Umfragen an Terminen

Du kannst eine Umfrage auch direkt an einen bestehenden Termin hängen, z. B. einen Dienstplan für das Sommerfest oder eine Mitbringliste für den Gruppenabend.

Öffne den Termin im Kalender.
Klicke im Bereich Umfragen auf „Umfrage hinzufügen“.
Im Assistenten kannst du die Teilnehmenden des Termins direkt einladen.

Die Umfrage wird anschließend im Termin angezeigt. Da der Termin bereits feststeht, steht der Typ „Termin finden“ hier nicht zur Verfügung.